Etiqueta na troca de mensagens eletrônicas

Em todas as atividades existe um conjunto de normas, genericamente designado como ETIQUETA, e que deve ser obedecido por todos para que as relações, entre as pessoas envolvidas, transcorram de forma agradável e harmoniosa.

Hoje vamos falar um pouco sobre:

Etiqueta na Troca de Mensagens por

E-Mail

A regra de ouro, como sempre é:

"NÃO FAÇA NOS E-MAILS QUE VOCÊ CRIA OU REENVIA, NADA DAQUILO QUE LHE DESAGRADA NOS E-MAILS QUE VOCÊ RECEBE."

Mas, agora, vamos ser mais explícitos e específicos, dando uma série de conselhos úteis, principalmente para as pessoas com pouca experiência.

1º Conselho: Respeite a privacidade das pessoas com quem você se corresponde. A menos que no seu grupo de correspondentes todos se conheçam e sejam amigos, ao mandar e-mails para várias pessoas, use o endereçamento como CCO (com cópia oculta). Assim fazendo, você não só impede que alguns amigos seus tenham acesso ao e-mail de outros como, principalmente, dificulta a ação dos indivíduos que colecionam centenas e milhares de e-mails de desconhecidos com o objetivo de mandar mensagens circulares (SPAM).

2º Conselho: Ao reenviar um e-mail, tenha o cuidado de eliminar todos os encaminhamentos sucessivos que o mesmo sofreu até chegar a você, os quais, remetentes intermediários anteriores não se deram ao trabalho de suprimir. Por outro lado, é necessário respeitar os direitos autorais de quem escreveu algum texto, desenhou ou fotografou alguma imagem, compôs ou arranjou alguma música, ou até mesmo criou efeitos decorativos no e-mail. Faça isso colocando uma nota de abertura ou rodapé, fazendo o crédito respectivo a quem de direito e não mantendo o encaminhamento pelo autor.

3º Conselho: Mesmo que você use Banda Larga e fique conectado à Internet, 24 horas por dia e 7 dias por semana, durante o seu processo de criar, responder ou reenviar e-mails, você deve trabalhar OFFLINE, evitando assim que algum e-mail seja acidentalmente enviado antes de estar pronto, conferido e revisado. Para tanto, na janela principal do Outlook Express, clique na guia "Arquivo" e ao se abrir o menu pop-up, marque a opção "Trabalhar Off-Line". Quando desejar realmente que os e-mails sigam destino é só ir de volta no mesmo local e desmarcar.

4º Conselho: Tanto em mensagens, como em chat, letras maiúsculas são assimiladas a gritos. Uma frase ou palavra grafada em maiúsculas, significa algo dito em voz alta. Só use, portanto, maiúsculas em Títulos, ou para dar intencional destaque a alguma palavra ou trecho de texto. Como por exemplo, eu fiz propositalmente acima, ao enunciar a regra de ouro. Lembre-se que você tem outros modos de enfatizar alguma declaração, com os recursos de Negrito, Itálico ou Sublinhado.

5º Conselho: Correntes, pedidos de auxílio financeiro para pessoas enfermas, ajudas para localização de crianças desaparecidas, NUNCA DEVEM SER REENVIADOS A NINGUÉM (estou gritando, mesmo). Quase na totalidade das vezes são solicitações improcedentes. Só servem para sobrecarregar os recursos de encaminhamento de mensagens dos provedores e roteadores.

6º Conselho: Ao redigir um e-mail, você tem a opção de classificar sua prioridade através de um ícone que fica na Barra de Tarefas, como alta, normal (default) ou baixa. Essa classificação na verdade não altera a velocidade ou a seqüência com que o e-mail é enviado e recebido. Apenas alerta ao destinatário que poderá, caso deseje, antecipar a leitura de tal ou qual mensagem. Use esse recurso com critério e parcimônia.

Lembre-se que se você usar as palavras "urgente" e "especial" a torto e a direito, elas perderão totalmente sua força. Você pode, se desejar, reduzir a prioridade ao responder ou reenviar um e-mail que você tenha recebido como de alta prioridade, mas chegou à conclusão que não merecia tal classificação.

7º Conselho: Embora um e-mail possa ser enviado "sem assunto", você deve sempre preencher esse campo e de maneira precisa e concisa. Isso será muito útil, não só para o destinatário poder fazer uma prévia avaliação do que está recebendo, como principalmente porque o assunto será o nome do arquivo .eml ao se salvar um e-mail para o Disco Rígido, facilitando sua posterior localização e consulta. Datas, locais ou nomes de pessoas são informações, por vezes, muito convenientes de se colocar no assunto de um e-mail.

8º Conselho (repetindo): Na Internet, a linguagem, os temas e as imagens são, na maioria das vezes, muito livres. Verifique sempre para quem está enviando certos materiais e se não causarão constrangimentos ou contrariedades a quem irá receber.

9º Conselho: Ao responder um e-mail, o teor do e-mail recebido deve, na maioria das vezes, ser reproduzido na resposta. Mas, a menos que você impeça, ele será "enfei(t)ado" com uma desagradável seqüência de sinais ">". Afim de que tal não aconteça, você deverá tomar as seguintes providências, que inclusive servirão também para outras finalidades, devidamente mostradas a seguir. Na janela principal do Outlook Express, clique na guia "Ferramentas" e a seguir em "Opções". Abrirá uma janela com uma série de '' orelhas". Clique na orelha "Envio".

Marque, em princípio a opção "Incluir a mensagem na resposta" e deixe desmarcada a opção "Responder às mensagens no formato em que elas foram enviadas". Em seguida, ainda na orelha "Envio" na parte de baixo, em "Formato para Envio das Mensagens", clique no botão "Configurações de "HTML" e marque "Enviar imagens na mensagem", mas desmarque "Recuar texto da mensagem de resposta".

Verifique se a opção de formato de envio que está marcada é HTML, caso contrário marque. Volte à janela "Opções" e clique em "Aplicar" e depois em "OK", fechando a janela.

10º Conselho: Abreviaturas do tipo: vc, kd, qq, tb, etc, bem como os lendários emoticons: :-) , p-( , :-{ e outros semelhantes só devem ser usados entre pessoas muito íntimas e que tenham pleno domínio dos respectivos significados.

11º Conselho: Ao enviar um e-mail, você tem o recurso de solicitar ao destinatário a confirmação do recebimento e respectiva leitura. Mas só faça uso desse recurso eventualmente, em caso de real necessidade e não sistematicamente como muitas pessoas costumam fazer. Por outro lado, quando receber um e-mail pedindo confirmação de recebimento, você pode perfeitamente recusar essa confirmação, caso assim deseje.

12º Conselho: O uso de Grupos é muito interessante, pois facilita o envio ou reenvio de e-mails para várias pessoas sem necessidade de listá-las individualmente. Mas por causa disso, com muita freqüência irá acontecer de você reenviar um e-mail para o próprio remetente, se ele fizer parte do Grupo para o qual você esteja fazendo o reenvio.

A maioria das pessoas tolera tal situação, pois não gostaria de ser excluída de um determinado Grupo. Porém, você tem sempre o recurso, antes de enviar o e-mail de reabri-lo na Caixa de Saída e eliminar da listagem o nome do remetente. É trabalhoso, mas se justifica quando se trata de um e-mail muito grande ou de um remetente que lhe mande muitos e-mails interessantes. Você gosta de renviar a maioria deles, mas precisa evitar que seu fornecedor de boas matérias receba uma chuva de retornos do que ele mesmo mandou.

13º Conselho: Se você está produzindo um e-mail social: de Parabéns, Boas Festas, ou para divulgar algum evento, pode enfeitá-lo com imagens, animações e músicas, à vontade. Mas na sua correspondência do dia a dia, seja simples e sóbrio ao máximo. Antes de inserir uma imagem, um pano de fundo, uma música, pese a real necessidade de fazê-lo e principalmente se quem vai receber o e-mail vai ficar satisfeito ou entediado.

Lembre-se que tudo isso aumenta o número de kilobytes da mensagem final e seu tempo de envio e recebimento. Para pessoas que trabalham com Modem e Linha Telefônica, esse tempo é um ônus na conta da TELEMAR ao final do mês. Mais abaixo mostraremos como enxugar "gorduras" de um e-mail, praticamente sem prejudicar seu conteúdo.

Por enquanto, considere que o tamanho ideal para um e-mail não deve ultrapassar 100 kilobytes, com todos seus apetrechos (som, pano de fundo, imagens inseridas e anexos).

14º Conselho: Continuando a mesma linha de raciocínio: animações Flash, shows de slides de Power Point, vídeos tipo AVI e MPG são geralmente arquivos de muitas centenas de kilobytes. Só reenvie quando você realmente ficou muito satisfeito por tê-lo recebido e o faça, apenas, para quem você tiver certeza que terá igual satisfação.

15º Conselho: Quando receber um e-mail divulgando alguma informação, seja técnica, sanitária, política, etc., e se duvidar de sua veracidade ou procedência, não o reenvie, até ter confirmação. Não se torne um boateiro involuntário, movido por sua boa fé ou credulidade. Aliás você já deve saber quais são os seus correspondentes que não têm essa preocupação e já se transformaram em verdadeiros "Arautos do Apocalipse".

16º Conselho: Tal como você diz "Bom-Dia" e "Até Logo" quando chega e quando sai, sempre inicie seus e-mails com uma saudação ao destinatário, encerre com outra e nunca deixe de assinar no final.

17º Conselho: Quando receber um e-mail que requeira várias respostas ou declarações em função de seu teor original, uma boa prática é intercalar parágrafos do e-mail original com parágrafos do e-mail de resposta, fazendo uma diferenciação por cores: preto no original, azul ou bordô por exemplo, na sua resposta. Fica muito cômoda a leitura para quem recebe sua contestação, além de apresentar grande clareza.

18º Conselho: Devido à agilidade adquirida na teclagem, principalmente quem se dedica a chats, conseguimos digitar, normalmente, muito mais depressa do que a resposta física do buffer de teclado. Isso acarreta um sem número de "erros de imprensa": letras comidas, trocadas, repetidas, etc. Por isso, antes de enviar um e-mail, faça revisão, trevisão até mesmo tetravisão do que escreveu, e mesmo assim, prepare-se para descobrir ainda alguns errinhos depois de ter enviado.

Outrossim, use sempre o revisor gramatical que o Outlook Express possui. Você pode programá-lo para corrigir automaticamente ou a seu comando e critério. Eu particularmente prefiro a última opção. As palavras o vento leva, mas o que está escrito, não. Seu cuidado ao escrever deve ser dez vezes maior do que ao falar.

19º Conselho: Se você recebeu um e-mail pesado, com muitos kilobytes, com pano de fundo, som, imagens e animações e tem interesse em divulgá-lo sem enfeites, nada lhe impede de antes eliminar tudo que for supérflio. Aliás é sempre uma boa prática vistoriar um pouco aquilo que você está reenviando, pois afinal, a responsabilidade perante o seu destinatário será exclusivamente sua.

20º Conselho: Arquivos de imagem BMP são muito grandes, GIF são médios e os JPG são bem pequenos em termos de kilobytes, todos conservando a mesma qualidade gráfica. Por isso, sempre transforme-os BMP e GIF em JPG, antes de inserir ou anexar a um e-mail. Transforme também os que tiver recebido, antes do reenvio. Paralelamente sons WAV são grandes, MP3 menores, e os MID bem pequenos.

Não é simples transformar de um tipo para outro, mas geralmente as músicas mais importantes são encontradas nas 3 versões. O Gravador de Som do Windows permite que você reduza um pouco a qualidade de um arquivo de som, com grande lucro na redução do seu tamanho.

21º Conselho: Você pode usar fontes de letras muito sofisticadas nos seus e-mails, mas elas só serão vistas se no computador do destinatário estiver instalada a fonte original da mensagem, caso contrário o Outlook vai apresentar o e-mail com uma fonte alternativa, geralmente Arial ou Times New Roman. Por isso, só redija e-mails empregando as fontes de uso mais difundido, geralmente aquelas que são instaladas pelo próprio Windows e pelo Office.

22º Conselho: Finalmente, se você desconfiar que um e-mail está com muitos kilobytes acima do razoável, a maneira mais simples de verificar seu tamanho é salvá-lo para o HD, antes do seu envio. E você pode fazer isso, com a maior facilidade, simplesmente arrastando o e-mail, a partir do Outlook, com o botão esquerdo do mouse e soltando-o em qualquer diretório do Windows Explorer.